Vybírám nástroj pro řízení projektů a komunikaci členů v týmu. Základní poznatky sepisuju sem, kdyby to někomu pomohlo. Ale co firma a člověk, to jiné požadavky, tak je potřeba brát moje hodnocení s velkou rezervou.

To není kompletní výčet. Systémů pro PM existuje opravdu hodně. Snad jsem na žádný důležitý nezapomněl. Napadlo mě, že by se to dalo postavit také např. na AirTable nebo Honeycode, ale to jsem prozatím zavrhl, protože nechci znovu vymýšlet věci, které už vyřešil někdo jiný.

Nejprve požadavky, ty se liší pro každou firmu, ale i mezi jednotlivými rolemi členů. Vím, že ideální bychom si museli naprogramovat sami (což nechceme), hledáme ten, který bude nejblíže našim představám a splní tyto základní cíle:

  • Snadná práce se systémem, vše na co nejméně kliků, jinak to lidi nebudou chtít používat
  • Při příchodu do systému je hned vidět běžící projekty a kdo je řeší + co mám přiděleno za úkoly + přehled aktivit. Cca 100 projektů ročně, takže přehledy tabulkové, ne kartové.
  • V přehledu projektů rovnou zobrazovat status, řešitele, prioritu, deadline.
  • V rámci projektu: status (minimálně nezačal, probíhá, ukončen; ideálně o trochu jemnější členění), větší políčko na detaily s HTML textem včetně tabulek, custom fields, nebo alespoň vlastní tagy, cena projektu (většinou jako custom field).
  • Každý projekt má svého klienta, takže nějaká základní evidence klientů s možností podle nich filtrovat a také vytvářet okolo klienta úkoly (které nejsou vázané na konkrétní projekt).
  • Konverzace / diskuse: u projektu a u klienta
  • A k tomu nice to have: čeština
  • Cena – rozumná 🙂 Tým je 8 lidí, ale je nutno počítat s tím, že časem poroste, takže jsem zvolil pro snadný výpočet velikost 10 lidí.

Některé systémy jsem viděl jen zběžně a hned zavrhl a některé jsem zkoušel. Obecně je největší problém v tom, že skoro žádný nepamatuje na to, že projekty nemusí být jen interní, ale jsou pro klienty a že by bylo dobré nějakou základní evidenci zákazníků mít, většina v tomto směru spoléhá na integraci s nějakým CRM nebo přes Zapier. Původně jsem všechny bez klientů vyhazoval, ale na konci jsem zjistil, že to nemá skoro nikdo, tak jsem se vrátil na začátek a řekl si, že to lze řešit např. založením klienta jako samostatného projektu, i když to není ideální.

Agiled

Agiled je komplexnější systém, který obsahuje moduly pro projekty, nabídky, CRM, HRM, finance, smlouvy, timesheety, tikety a další funkce. Je tam od každého kousek, což může být pro někoho výhoda a pro někoho nevýhoda a radši si najde několik vychytaných aplikací a zintegruje je.

Dashboard: je tam základ všeho, ale widgety jsou jen vypínat/zapínat, nejde např. nastavit kolik položek může widget obsahovat.

Projekt: status (in progress, on hold, not started, cancelled, finished), kategorie, start a konec projektu, úkoly včetně dependencí a kategorií, diskuse, detail v html textu. Lze definovat klienta, cenu a náklady, milníky. K úkolu lze přiřadit vedoucího a další členy týmu. Dále Gant chart, soubory, faktury, timesheety. Umí templaty projektů.

Seznam projektů: jen karty, neumí list; budget, počet úkolů, deadline, % progress, přiřazení lidé, poslední změna. Filtruje se podle statusu a klienta, mohl by to umět víc, např. dle člověka, kategorie apod.

Evidence klientů: ano, je tam základ CRM (leady a klienti) a je to propojeno s projekty, naíbdkami, fakturami i smlouvami. Bohužel nelze ke klientům přidávat komentáře ani úkoly.

Úkoly a diskuse bez vazby na projekt: neumí

Tarif zdarma: 2 uživatelé a omezené funkce

Cena pro 10 lidí za rok: $45/m = $540/rok=11880 Kč/rok. Nyní mají LTD akci za $118 (15 členů, jednorázová cena navždy)

Agiled

 

Asana

Asanu všude vychvalují do nebe, tak jsem se na ní také podíval. Jde o hodně pokročilý úkolníček, kolem tasků se vše točí. Co oceňuji je opravdu rychlá práce – úkoly přidáváte jako na běžícím pásu. Ale to je vše, dokážu si představit, že pro několik málo lidí to může fungovat, když se vymyslí správný systém, jak to používat, který budou všichni dodržovat, jinak z toho vznikne spíš velký chaos. Fajn je počet 15 lidí zdarma v omezené verzi.

Dashboard: přehled nejbližších úkolů + seznam projektů s přiřazenou osobou+ oblíbené projekty, nejsou tam poslední komentáře ani termíny, filtrovat taky nejde.

Projekt: status (jen on track, at risk, off track), úkoly, diskuse, timeline, kalendář, soubory, progress, formulář. Detail projektu nemá první přehledovou stránku se shrnutím všeho důležitého, skočí se rovnou na úkoly. Nelze definovat klienta, cenu a náklady, milníky. K úkolu lze přiřadit jen jednu osobu. Umí templaty projektů.

Seznam projektů: viz Dashboard.

Evidence klientů: ne, asi by se musel použít nějaký hack (konvence názvů, na internetu se zmiňuje finta že si založíte klienta jako tým).

Úkoly a diskuse bez vazby na projekt: neumí

Tarif zdarma: 15 uživatelů! a omezené funkce

Cena pro 10 lidí za rok: $45/m = $540/rok=11880 Kč/rok. Nyní mají LTD akci za $118 (15 členů, jednorázová cena navždy)

Asana

 

Basecamp

Kdo by neznal Basecamp. Dříve jsem ho používal na dva dlouhodobé vývojové projekty. Je jednoduchý, přehledný, hezký, práce s ním je docela přímočará – tak se koneckonců produkt i profiluje.

Dashboard: jednoduchý seznam projektů, seznam týmů a oznámení firmy, vše ostatní je třeba hledat v horním menu. Nejdůležitější je záložka My stuff, kde jsou moje úkoly, záložky, kalendář.

Projekt: status projektu jsem nenašel(?), úkoly, diskuse, timeline, kalendář, soubory, Nelze definovat klienta, cenu a náklady, milníky. Umí templates.

Seznam projektů: viz Dashboard.

Evidence klientů: ne

Úkoly a diskuse bez vazby na projekt: neumí

Tarif zdarma: 3 projekty, 20 uživatelů a omezené funkce

Cena pro 10 lidí za rok: $99/m za jakýkoliv počet uživatelů = $1188/rok = 26tis Kč.

Bitrix24

Bitrix24 vypadá podle parametrů na webu nadějně, měl by umět úplně všechno a ještě mnohem víc. Ale po chvíli zkoušení jsem to vzdal – obsahuje toho opravdu hodně, ale je to všechno tak uklikané a nepřehledné a pomalé, že mě jeho užívání unavuje a nemám chuť s ním vůbec pracovat. Naprostý opak Basecampu. Co potom ostatní kolegové. Třeba se k tomu zkusím vrátit někdy později.

Dashboard: jednoduchý seznam projektů, seznam týmů a oznámení firmy, vše ostatní je třeba hledat v horním menu. Nejdůležitější je záložka My stuff, kde jsou moje úkoly, záložky, kalendář.

Projekt: vše, na co si vzpomenete – status projektu , úkoly, diskuse, timeline, kalendář, soubory, klienti, atd. Šablony projektu a custom fields je až v nejvyšším tarifu $103/m.

Seznam projektů: ano, tabulka lze konfigurovat podle potřeb

Evidence klientů: CRM (neomezeně leads, deals, companies, contacts).

Úkoly a diskuse bez vazby na projekt: ano

Tarif zdarma: neomezeně projektů, neomezeně uživatelů (covid-19 akce) a omezené funkce

Cena pro 10 lidí za rok: $36/m za balíček 24 uživatelů = $432/rok = 9500 Kč.

 

Freelo 

České Freelo nabízí jednoduché a přehledné prostředí pro řízení projektů a komunikaci v týmu nad úkoly. Můžete v něm trackovat čas, napojit ho na české fakturační programy a sledovat tak finanční stránku vašich projektů. 

Freelo

Dashboard: uživatel vidí přehled úkolů, které se ho týkají – jemu přiřazené, jím vytvořené a prioritní úkoly. Uživatel dále vidí vykázané hodiny, nejnovější aktivity a diskuze u projektů a nejnovější dokončené úkoly u projektů. Na Dashboardu je také možné nastavit si vlastní pohledy na úkoly a spolupracovníky podle potřeby.

Projekt: To-Do listy, úkoly, chytré podúkoly, podúkoly, diskuze/komentáře, nastavení priority a štítků, plánování termínů, delegování úkolů

Seznam projektů: viz Dashboard

Evidence klientů: ne, jedině za pomocí integrace s aplikací další strany

Tarif zdarma: ano, 3 aktivní projekty a 3 přizvaní uživatelé

Cena pro 10 lidí za rok: podle typu tarifu – nejlevnější: 9600 Kč/rok za jakýkoliv počet uživatelů a projektů

 

Plutio

Plutio je nástroj, který se snaží obsáhnout různé firemní činnosti, spojené s projektovým řízením – projekty, úkoly, nabídky, smlouvy, fakturace, inbox, wiki, vykazování práce. Práce s ním je rychlá a je docela intuitivní. Má inbox a wiki, umí česky. Občas se objeví nějaký ten bug. Plutio pokrývá většinu potřeb běžného chodu projektu.

Dashboard: bohužel nemá dashboard po přihlášení, kde by byly vypsány moje projekty, úkoly a aktivita. Takže je potřeba proklikat záložky projektů a úkolů.

Projekt: status (5 stavů), termíny, úkoly, kalendář, timesheet, start a konec projektu, úkoly včetně subtasků a komentářů Komentáře jsou ale dost schované a pokud někdo něco okomentuje, tak se to ostatní nedozví jinak, že vlezou do této sekce úkolu cíleně, což není pro všechny položky reálné dělat.

Seznam projektů: přehledná tabulka se základními údaji – název, status, lidé, počet úkolů celkem a hotových, pokrok %. Lze přepínat pohledy na seznam, kartami, gantt chartem a kalendářem.

Evidence klientů: je tam, pohromadě s vlastními zaměstnancemi. Plutio je asi orientováno na užší zapojení klientů, takže je můžete k projektu také přizvat, ale pro naše účely je to spíš trochu matoucí.

Tarif zdarma: není

Cena pro 10 lidí za rok: $30/m za kompletní funkčnost pro max. 30 uživatelů, čili $360 (7900 Kč) / rok

Plutio

 

SuiteDash

Podobně jako Plutio jde o platformu, která řeší projekty s přesahem do ostatní operativy (projekty, marketing, CRM, fakturace apod.) a umožňuje i klientské zapojení. Cílem je asi řešit vše, ale ne úplně do hloubky. Prostředí je těžkopádnější a nevypadá moc moderně. Kladem je vlastní nastavení většiny číselníků.

Dashboard: přehled ukazuje všechny základní informace – moje úkoly, aktivity apod, bohužel se zapomnělo na seznam projektů.

Projekt: status, termíny, úkoly, kalendář, start a konec projektu, úkoly včetně subtasků a komentářů a další. Pokrývá většinu potřeb.

Seznam projektů: přehledná tabulka se základními údaji – název, status, klient, termín, poček úkolů a splněných úkolů, progress %.

Evidence klientů: ano, je to zde v rámci CRM, ale je to hezky propojeno s projekty.

Tarif zdarma: ne

Cena pro 10 lidí za rok: neúčtuje se podle uživatelů, ale podle funkcí – základ $14/m/u = $168 / rok (3700 Kč)

SuiteDash

 

Zoho

Zoho je úspěšný balík aplikací pro firemní agendu a má hodně modulů, které pokrývají téměř celou firemní agendu. Cena je tvořena také modulárně. Přestože otoho obsahuje v porovnání s Bitrix24 také hodně, vše tu jde jednodušeji, intuitivněji, rychleji.

 

Dashboard: OK, lze nastavit docela dost věcí. Widgety (projekty, úkoly, issues) lze přidávat s mým obsahem, nebo se seznamech všech napříč firmou. Škoda, že sem nelze zadat i poslední komentáře a aktivitu.

Projekt: status (lze i vlastní členění), start a konec projektu, úkoly včetně subtasků a dependencí, diskuse, milníky, issues – požadavky od klienta, ve vyšších verzích i budgety a další propriety. K úkolu lze přiřadit vedoucího a další členy týmu. Dále Gant chart, soubory, timesheety. Umí templaty projektů.

Seznam projektů: přehledná tabulka, kam lze nadefinovat vše důležité. Hodnotím velmi kladně oproti ostatním systémům.

Evidence klientů: v Zoho Projects není a je potřeba mít ještě modul CRM. Ten je velmi povedený, ale také mnohem nákladnější, než samotné Projects. Takže buď si lze dokoupit CRM (začíná se na $12/user/měsíc), nebo jít cestou bez CRM a najít nějaký hack v Projects (konvence názvů, custom fields, týmy, apod). Sice píšou, že Projects jsou provázané se Zoho CRM, ale moc se mi nezdá – to spojení je takové spíš formální a v aplikaci Projects se vlastně téměř neprojevuje a nepřináší nic použitelného.

Tarif zdarma: 3 uživatelé, 2 projekty v Projects; 3 users a 5000 records v CRM

Cena pro 10 lidí za rok: $3/m za modul Projects (min. 12 uživatelů) =$432/9500 Kč a případně dalších $1440/31600Kč za CRM